メルマガをBCCで送るのは危険!NGの理由と一斉送信のリスク

メルマガなんてBCC送信で良いんじゃないの?

そう思っていたら危険です。

たしかにメールを手動で送信する場合、BCCで一斉送信する方法はあります。

BCCは他の送信先を隠しながら一斉送信する場合などにメリットのある方法です。

ただそれでメルマガを送るとなると、場合によっては情報漏洩やあなたのIPからのメール全般が届きにくくなるリスクもあります。使い方に注意しなければなりません。

 

このページでは、メルマガ運営に最適な方法について案内していきます。

またこの記事ではBCCだけでなく、TOやCCといった送信方法についてもご紹介し、それぞれの送信方法もメリット、デメリットをしっかり把握して、正しく上手に使い分けましょう。

 

メルマガをBCCで送るのが危険な理由とは?

メルマガでBCCを使うリスク

メルマガを送信する時に、OutlookやGmailを使って複数の送信先にメールを送信したいならBCCで送るのが便利ですが、あまりおすすめはしません。

大きくは第一に人為的なミスが起きやすいことと、セキュリティのリスクがあることの2点です。

セキュリティの危険については後述しますが、まず第一にBCCはメルマガ送信のための機能ではないため人為的なミスが起きやすい点が危険と言えます。

例えば、BCC送信の場合は送り先をメールアドレスを手動で選択・コピペして送ることになるわけですが、その際間違って送信してはいけない相手に送るという人為的なミスが発生する可能性がありますよね。要は情報が外部に漏れる恐れがあるということです。

 

TO・CC・BCCとは?意味と送信機能

TO・CC・BCCの違い

そもそも一般メールには、「TO」「CC」「BCC」がありますがこの正しい使い方はどういったものでしょうか?

「TO」は最も一般的で、送信したい相手のメールアドレスを記入して送信します。

「CC」は複数人で共有する場合に利用します。

「BCC」は、他の人に分からないようにしてメールを共有したい場合に使います。

ではこれらはそれぞれどのような機能を持ち、どのような場面で使われるのが本来の使い方なのでしょうか?具体例を交えながら説明していきます。

 

“TO送信”の意味と機能

TO送信とは複数あるメール送信方法のひとつで、通常のメールで最もよく使われます。

TO送信の仕方は、宛先欄のところにメールを送りたい相手のメールアドレスを入力するだけです。

また、宛先には複数のメールアドレスを登録することもできますが、原則として特定の人に送信する時に利用されます。

なお、TO送信で送られたメール対して、受信者側は返信が求められます。

例えば、田中さんに仕事についての質問がある場合は、質問内容をTO送信して、メールを受信した田中さんはそのメールの質問に対して返信をするという流れです。

一方通行のメールのやり取りではなく、受信者はそのメールに対して対応する必要があります。

 

“CC送信”の意味と機能

CC送信とは複数の人物にメールを送る際に利用します。

CC送信で送られたメールは、受信者側から見るとCCで送ったすべてのメールアドレスが見えるという特徴があります。

例えばチームメンバーで仕事をしていた場合、特定の人には返信をしてほしいがチームメンバーすべての人にメールを読んでもらいたいときがありますよね。

その場合、

  • 返信が欲しいメンバー →TO送信
  • 返信不要なメンバー →CC送信

でメールを送ります。

そのためTO送信で受け取ったメンバーには返信が求められますが、CC送信されたメンバーは返信不要になります。

やり方は様々ですがTO送信された人がチームリーダーなら、その人が残りのメンバーの意見をまとめて返信する、といった流れで使われます。

 

“BCC送信”の意味と機能

BCC送信とは、複数の相手にメールを送る際に利用します。

CC送信と似ていますが、CC送信との決定的な違いはBCCに入力したメールアドレスが見えないことです。

また、CC送信は主に社内などの身内に対して行いますが、BCC送信は外部の複数の相手に対して一斉送信する時に使います。

BCCを使用する例としては、顧客などのユーザーに対して利用規約の変更やサービス内容の追加など、連絡網としてメールを送信したい場合です。

顧客に他のメールアドレスが漏れないようにするためには、ひとつずつTO送信でメールアドレスを入力して送信する方法もありますが、それだとメール送信だけで1日が終わってしまいます。

そういったケースでは他の顧客に送信先が分からないようにBCC送信を利用します。

また、BCC送信で受信した場合はCC送信と同様、基本的に返信不要です。

 

メルマガの配信方法としては、良し悪しはともかく主に2つのやり方ができます。

一つ目は通常のメーラーを使ってBCC機能などを使って一斉にメール送信する方法、もう一つはメールの大量送信に特化した「メール配信サービス」を利用する方法です。

この中で、OutlookやGmailなど通常メーラーを使ってBCCメールでメルマガを送る方法はデメリットが多いため、現在はメール配信システム・サービスを利用することが望ましいです。

 

メルマガを「BCC」で送ることのリスク

メルマガをBCCで送るリスク

さてBCCの本来の使い方を学んだ上で、BCC送信でのメルマガ配信にどんなリスクがあるのかを説明していきます。

BCC送信でのメルマガ配信は、人為的にミスが起きるリスクは当然ですが、あなたのメールがスパムメール判定されて送信制限がかかるリスクのほうが大きいのです。

この送信制限が起きると、あなたのメルマガが送信できなくなるだけでなく、あなたが普段送っているメールや会社の周囲の人のメールも届きにくくなるため、周りにも影響が出てしまい非常に危険です。

 

1.BCCでメールを100件以上一斉送信するとスパム判定されやすい

通常のメールサービスを使って、100件近くのメールを何度もBCCで送ると、メールサーバー側があなたのIPやメールアドレスを「スパム判定」をしてしまい、メールの配信全体に“制限”がかかる可能性があります。

大量のメールアドレスを一斉送信できるということは、迷惑メールなどのスパムメールも大量に送信できることになります。

あなたがスパムではない正しい使い方をしていても、メールサーバー側はメールの内容まで正しくチェックできるとは限りません。

そのため、大量のメールが一斉送信された時点で、迷惑メール防止の観点からそのアドレスが停止されてしまうリスクがあります。アカウントの安全性確保のためにも、大量のメールに対して防止策が取られています。

参考までに、Gmailの場合は、1日500通までの配信制限があります。

 

2.一斉送信出来るメール件数には上限がある

通常のメールサービスを利用してメールを一斉送信する場合、メールサービスの送信上限を超えてしまうと配信制限がかかります。

そのため、BCCの件数が多いとすべての相手にメールが送れないリスクがあります。

例えば先程も話しましたが、Gmailの送受信数に関する制限については上限が500件までとなっていますので、500件以上送りたい場合は制限を超えるため“エラーメッセージ”が出てメールが戻されてしまうことがあります。

そうなると501件目以降はメール配信できませんので、先に送った方とタイムラグができたり一定の時間メールの送信ができなくなり配信できない時間が発生してしまいます。

 

メーラー側がメールの配信件数の制限するのはスパムなどの迷惑メール対策する意味合いもあるのですが、大量のメールを一斉送信するとメールサーバーに大きな負荷がかかるので、メーラー全体の運営を維持するための保護機能の役割もあります。

そのため、送信する相手が少数であれば通常のメールサービスでも問題なく運営できるケースもありますが、数千人単位でメールを送る場合は通常のメール配信サービスでは厳しい、ということになってきます。

少なくとも、大量送信に耐えられるサーバーを自社で用意したり、大量送信向けのメール配信サービスを利用する必要が出てくるわけです。

 

3.メルマガの効果測定ができない

通常のメールであれば送りたい送信先に送るだけでよいのですが、多くの場合メルマガを使う=ビジネスでの売上を向上させるという目的があるはずです。

そのため、メルマガはメールを送ることが目的ではなく、メールを送った相手から反応をもらい売上につなげることが大切になってきます。

この点を考えるとメルマガ運営で大切なのは、メール送信後の相手からのデータをいかに集め、さらに良くなるようブラッシュアップする=効果測定の実施が運営の鍵になります。

 

例えば、送信したメルマガをどれくらいの人が開封したのかを知る“開封率”をチェックしたり、相手がメールの内容を読んで反応してくれた割合を示す“クリック率”を確認するなどの施策はメルマガ運営のPDCAでは大切です。

送信したメルマガに対してどれくらいの人が興味を持ってくれているのかは開封率で測定できますので、重要ですよね?

自分が納得できるメルマガを送っても誰も見てくれていなければ意味がありませんので、常に読者の反応を知ることは大切です。

通常のメーラーでメルマガを運営した場合、開封率やクリック率などの効果測定は一切できませんので、相手から返信が来ない限り読者の反応を知ることができず、大きな機会損失になっています。

 

4.情報漏洩しやすくなる(メールアドレスを手動入力時のミス)

通常のメールでメルマガを配信するなら、宛先は手動で入力する必要があります。

一旦登録しておけば、BCC送信では複数のメールアドレスを入力しても送信先に他のメールアドレスが漏れる心配はありませんが、読者が増えたり、解除したいという申し出があったユーザーの管理はすべて手動です。

配信を希望しない方にメールを送ったらトラブルになりますし、配信を希望した方にメールを送ることができなければ、メールが来ないという連絡が来るでしょう。

その他に限定のユーザーに送るメールを誤って全体の送信リストに送ってしまう、という人為的ミスも起こりやすくなりますよね?

その他、BCC送信する予定がCC送信で送ってしまい、全員のメールアドレスが情報漏洩してしまうこともあります。

一度送ったメールは削除できませんから、何かあったときに責任を求められる可能性を踏まえると、手動で1回1回メルマガをおくるのはリスクが大きすぎると思いませんか?

メルマガ規模の何百人・何千人といったリストを手動で管理するのはリスクを膨らませるだけであまり良いことはありません。

 

5.配信遅延しやすい(一般のメールサーバーは大量配信に向いていない)

通常のメーラーでメルマガを送信する場合、送信先のメールアドレスの数が何百件となるとメールサーバーに大きな負担がかかります。そのため、一般のメールサービスだと大量送信が難しく、様々な問題が起こりやすくなります。

例えばメールサーバー側で一定の量のメール送信を制限しているためその制限を超えると一定時間配信できません。

また何度も大量のメールを送る場合は、メール送信に制限がかかるためあなたのメールをブロックしたりメールの送信遅延が起きるためメールそのものが届きにくくなる恐れもあります。

メールサーバーは通常複数の方との共有使用になるので、メールサービス側で必要以上の負荷がかからないようにコントロールされているのです。そのため、一般のメールサービスは大量のメール送信には向きません。

もちろん送信先が少ないのであれば、メール送信の制限や配信の遅延などの問題は起こりにくいですが、送信先が多ければ多いほどリスクが増すことは覚えておいたほうが良さそうです。

 

リスクの少ないメール配信方法を利用しましょう

もしあなたが通常のメールからBCCでメルマガ配信しようとしているなら、手動でのメール配信ではなく、メール配信サービスを一度検討してみてくださいね。

メール配信サービスといっても初期費用や機能のレベルでかなり種類がありますので、あなたの運営レベル・予算に合わせたシステムを選ぶことが鍵となります。

また、個人で士業・コンサルタントをやっている方や、中小企業で安価にメルマガを導入してみたいという方は「オレンジメール 」など無料期間や低コストでの利用が可能なサービスを利用してテスト運営してみると良いかもしれません。

いすれにせよ、メルマガをビジネスに組み込むことは売上向上には不可欠なので、ぜひやり方を検討してみてください。

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