Salesforceを使えば、以下の3つの手順で簡単に一括メール送信が行えます。
- メールテンプレートを作成する
- リストビューを作成する
- メールテンプレートとリストビューを使って一括メール送信する
ただし、Salesforceの標準機能では、1日に送れるメール数に上限があります。
大量のメールを送りたい場合は、Salesforceと連携するアプリかメルマガ配信スタンドを利用しましょう。
一括メール送信をSalesforceで行う3つの手順
一括メール送信をSalesforceで行う3つの手順を、順番に詳しく解説します。
メールテンプレートを作成する
まずは「メールテンプレート」作成しましょう。
あらかじめメール本文をメールテンプレートとして保存しておくことで、あとの送信作業を簡単にできるからです。
メールテンプレートのアプリケーションを起動して、「新規メールテンプレート」をクリックすれば、編集画面に移ります。
Salesforceのメールテンプレートでは、差し込み項目を使用することで、メールの一部を送信する相手に応じて変えられます。
差し込み項目としては、たとえば以下の情報が利用可能です。
- 氏名
- 会社名
- 部署名
- 住所
- メールアドレス
差し込み項目を使えば、一通ごとに氏名などを修正する手間がかかりません。
Salesforceからメールを送信するのであれば、ぜひ差し込み項目を活用しましょう。
リストビューを作成する
Salesforceではメールの送信先のリストを「リストビュー」と呼びます。
一括メール送信をする準備として、送信先をリストビューにまとめておきましょう。
「取引先責任者」のタブで、「新規リストビュー」をクリックします。
メールを送信したい人を会社名などで絞り込んでから、「保存」をクリックすれば、リストビューは完成です。
メールテンプレートとリストビューを使って一括メール送信する
ここまで準備ができたら、いよいよメールを送信します。
そして「リストメールの送信」をクリックして、メールの作成画面に移ります。
作成しておいたメールテンプレートを使うことで、あっという間にメールは完成します。
あとは「確認」のタブで内容に間違いがないかを確認して、「送信」をクリックすれば、一括メール送信は完了です。
一括メール送信をSalesforceで行う際の注意点
一括メール送信をSalesforceで行う際に、失敗しがちなポイントを2つ紹介します。
大きなトラブルにつながる可能性もあるので、十分に注意しましょう。
差し込む文字列に誤入力が起きやすい
差し込み項目を使うと、たとえばメール本文に「{{{Recipient.Name}}}」と入力され、これが相手ごとに「山田一郎」などと氏名に変わります。
しかし、たとえば文字列が「{{{Recipient.Name}}」などと一部でも誤っていれば、メール送信の際に差し込みは実行されません。
そして、メールを編集している最中に「誤って差し込み項目の文字列の一部を消去する」といったことは、よく起こります。
誤入力された状態の「{{{Recipient.Name}}様」など書かれたメールが送られてきたら、人によっては大きく気分を害してしまうでしょう。
こうしたメールがきっかけとなって、取引停止などに発展する可能性もあります。
1日に送れるメール数に上限がある
そのため、メールを送りたい人数が5,000人を超えると、一括メール送信はできません。
とくに要注意なのが、一括メール送信を数回に分けて行う場合です。
途中までは順調にメールを送信できていても、上限に達した後は、メールが送れなくなります。
たとえば「期間限定のセール情報を伝えるメールが一部の顧客にだけ届かない」となると、クレームにつながる可能性があります。
大量のメールを一括送信する方法
前述のとおり、Salesforceの標準機能では、5,000通を超えるメールは一括送信できません。
そこで、大量のメールを一括送信したい場合に使える方法を2つ紹介します。
Salesforceと連携するアプリを使う
Salesforceから一括メール送信を管理したい場合に、おすすめの方法です。
一括メール送信に対応しているアプリは色々あるため、自社に合ったものを探してみましょう。
ただし機能が豊富なアプリほど、費用は高額になりがちです。
メルマガ配信スタンドを使う
メール配信に特化しているため、シンプルな操作で一括メール送信を行えます。
メールアドレスなどのデータは、SalesforceからCSV形式でダウンロードして使えるので、データ移行の手間もあまりかかりません。
Salesforceと連携するアプリを使うよりも、メルマガ配信スタンドを使う方が費用を抑えやすい点もメリットです。
