ビジネスの世界においてメールは、さまざまなシーンで、さまざまな使われ方をします。
一対一の連絡手段、プロジェクトメンバー内における情報共有、メルマガによる情報発信など、日常において多くの役割を果たしているのです。

なかでも、一斉送信が使われる機会は少なくありません。
しかし、一斉送信を使うときは注意しなければいけないことがあります。

それが、一斉送信におけるマナーです。
今回は、メール一斉送信の活用シーンとマナーについて解説していきます。

今回の記事を読むと、一斉送信の活用シーンと企業として恥ずかしくないマナーを身につけることができるので、ぜひ、ご覧ください。

メール一斉送信の活用シーン

ビジネスにおいて一斉送信を使う機会は多く存在します。
なぜなら、一斉送信を活用することで、作業の効率化につなげることができるからです。

まずは、メール一斉送信が活用されるシーンを見ていきましょう。

複数個人への情報発信手段として

最初に紹介する活用シーンは、複数個人への情報発信として用いられるケースです。
代表的な例としては、学校や自治体の防災気象情報や不審者情報などがあります。

また、企業はDMやチラシによって情報を発信してきたのですが、近年では送信側にとっても受信側にとっても負担が少ないメールでの発信が多くなっています。

オンラインサービス・ECサイト等における販売促進

続いて紹介する活用シーンが販売促進です。

近年、ECサイトなどを利用する場合は、ログインIDとしてメールアドレスを入力して登録することが多くなっています。

また、ユーザーも自身の興味がある情報が送られてくるのであれば、抵抗なくメールを読むことになるので、一方通行の営業メールにならないメリットがあります。

オンラインサービスやECサイト等においては、一斉送信は販売促進につながる重要な役割を持つのです。

顧客との関係性強化

続いて紹介する活用シーンは、顧客との関係性を強化したい場合です。
BtoB向けビジネスでは、営業メール以外にもメールを送る場面は多く存在します。

上記のようなメールを送るときには、一斉送信を活用することで、作業の効率化が可能です。

顧客育成や顧客との関係を維持していくうえでも、メールは重要な役割を果たしていくので、一斉送信を活用して作業の効率化を目指しましょう。

ビジネスでの連絡手段として

最後に紹介する活用シーンは、情報共有が必要な場合です。

だからこそ、各自がいつでも確認できるようにしておく必要があるのです。そして、情報共有しておくために役立つのが一斉送信になります。

一斉送信することで、情報共有が簡単になるだけでなく、情報が届かないという事態を防ぐことが可能です。

また、常に最新の情報を共有できるので、プロジェクトに変更点があっても、作業スピードが落ちることもありません。

一斉送信を活用すると、情報共有が簡単になるというのは、大きなメリットです。

メールの一斉送信のマナー6つ

ここまで、メールの一斉送信が活用されるシーンについて解説してきました。次は、一斉送信におけるマナーについて見ていきましょう。

当然ですが、メールは社外との連絡手段でも使われます。そのため、マナーを守れていないとイメージを悪くしてしまう可能性があるのです。

ここからは、一斉送信を活用するときに注意しておきたい6つのマナーについて解説していきます。

①CcとBccの上手な使い分け

一斉送信を使う場合は、CcとBccの使い分けに注意しなければいけません。

メールを送信するときには、宛先にToが入ります。これは、送信者に対して、あなたにメールを送っていますという意思表示です。

上記の特徴を理解できていないと、Ccは複数人にメールを送るときに使うものだという間違った認識を持つことになります。

そして、この間違った認識によって、イメージを悪くしてしまう可能性があるのです。Ccを使うと、送信者すべてのアドレスが記載されてしまい、受信した人は、記載されているすべてのアドレスを知ることになるのです。

このような事態は避けなければいけません。
なぜなら、メールアドレスも個人情報だからです。Ccを使って一斉送信してしまうと、個人情報の扱いができない企業だと認識されてしまうので注意してください。

②宛名について

一斉送信を使う時には、宛名にも気を配る必要があります。
なぜなら、一斉送信を使ってのメールは、多くの人の目に触れることになるからです。

もちろん、㈱表記は使わずに、正しく株式会社と記載しておく必要があります。なかには、宛名に気を配る必要があると聞くと、細かいと感じる人もいらっしゃるかもしれません。

しかし、細かい部分でも見ている人は存在します。だからこそ、細部にまで気を配る必要があるのです。

先程も説明した通り、メールを一斉送信すると多くの人の目に触れます。細部に気を配ることで、信頼を得ることができる場合もあるので、宛名にも気を配るようにしておきましょう。

③複数の会社に送信するケースについて

一斉送信を使って、複数の会社にメールを送るときは、宛名の順番にも気をつけましょう。
宛名は基本的に重要度の高い会社から先に明記していきます。

また、同じ会社に所属する複数人に対して、メールを送信するときにも守るべきルールがあります。
それが明記する順番です。

社内の人間であっても、複数人にメールを送信するときは、役職の高い順番で明記しておきましょう。
なお、人数が多い場合は縦に書き連ねると読みにくくなるので、横に連ねて書いても問題ありません。

④To欄に複数人は大丈夫？

Toは1人に送るときに使用すると考える方が多いかもしれません。しかし、ToもCcと同じように複数名を連ねることができます。

一方、プロジェクトリーダーをCc欄に入れると失礼にあたります。ToもCcも状況に合わせて使い分けることが大切です。

⑤役職の高い順に送る

ToやCcは役職の高い順番に並べるようにしましょう。
これは、メール送信における基本的なマナーなので、送信前には間違えがないかを確認してください。

送信前には、誰に送るのかを整理して、送る順番に間違いがないのかをチェックしておきましょう。

⑥添付ファイルの容量に注意

ファイルを添付してメールを送信するときは、ファイルの容量に注意しなければいけません。

基本的には、添付するファイルのサイズは3MB以内に収めておきましょう。
それ以上のサイズになる場合は、自社サーバーやクラウドストレージの利用を検討してください。

効果的なメール送信の方法

一斉送信を使うときには、目的に合わせた送り方を知っておくと、効果を高めることが可能です。
目的や状況に応じた送り方をすることで、効果を高めたり、作業の効率化につながります。

ここからは、効果的な送信方法について見ていきましょう。

1to1メール

一斉送信を使ったメールは、重要度が高くないと判断されることがあります。
なぜなら、メールを受け取っても複数人に向けてのメールだと分かると、当事者意識が薄くなるからです。

そこで、活用したいのが1to1メールです。

また、受信者に合わせたコンテンツを挿入することもできるので、コンバージョンへと繋がりやすくなるのもメリットです。

回答率を高めたい場合や、受信者に興味や関心を持ってもらいたい場合には、1to1メールを活用しましょう。

HTMLメール

視覚に訴求したい場合はHTMLメールが効果的です。

HTMLメールとは、画像や装飾が可能なメールのことで、テキストだけのメールに比べて、人の目を引きやすいという特徴があります。

新商品の紹介や、お得な情報の発信、イベントの告知などを行いたい場合には、HTMLメールを使って視覚的要素を盛り込んでいきましょう。

ステップメール

ステップメールを活用すると、作業を効率化できます。
ステップメールとは、ユーザーのアクションに応じて、予めセットしたメールを自動で送信する機能のことです。

例えば、特定のアクション（サイトアクセスなど）を起こしたとき、より商品の魅力を詳しく解説したメルマガを自動送信していくといった感じです。

ユーザーが立ち止まって考える前に、新たな情報を自動送信していくことで、ユーザーを誘導していく効果があります。

メール一斉送信はマナーを守って効果的に活用しよう！

メールはビジネスの世界において重要なツールです。だからこそ、知っておかなければいけないマナーが存在します。

マナーを知らないことで、相手に悪い印象を与えてしまうだけでなく、場合によっては信頼を失くしてしまうこともあるので、注意が必要です。

特に、一斉送信を使うときは多くの人にメールを届けることになるので注意しましょう。

また、一斉送信の活用が多い場合は、配信システムを導入するのも方法です。

しかし、配信システムには多くの種類が存在しているので、どの配信システムを使えばいいのか悩んでしまうという方もいらっしゃるでしょう。