メール配信システムの機能と選び方について解説

メール配信システムを導入する際は、機能の特徴を理解し、重視すべき目的に合わせたサービスを選ぶことが重要です。

しかし、さまざまな機能があるメール配信システムが存在するため、機能の違いや選び方がわからずに困っている企業担当者の方も少なくないでしょう。

そこでこの記事では、メール配信システムの目的に合わせた選び方や、主な機能の特徴について詳しく解説します。

メール配信システムの導入を検討している企業担当者の方は、自社に合うサービスを見つけるためにぜひお役立てください。

メール配信システムの導入目的

メール配信システムは、自社の会員や顧客に向けてメールを一斉配信するために用いられるシステムです。

従来のメールソフトは、個人間での利用や少人数に対するメール送信には大変便利ですが、大量のメールを一斉配信することには向いていません。
大量配信に使用すると、「スパム判定されてメールが届かない」「メール配信の効果を把握できない」など、多くの問題が発生してしまいます。

そこで、より効率的なメールマーケティングを実現するために、多くの企業でメール配信システムが活用されています。

メール配信システムは数が多く、提供している企業やシステムによって強みが異なります。
そのため、自社がどのような目的を重視するかをしっかりと考え、導入するメール配信システムを選ぶことが重要です。

3つの導入目的

3つの導入目的

メール配信システムの導入を考えている企業の方は、まずは導入する目的を明らかにしましょう。
導入目的を明確にすることで、自社の課題解決に役立つメール配信システムを選びやすくなります。

メール配信システムを導入する目的には、主に以下の3つが考えられます。

  • メールの到達率を高めたい
  • デザイン性を重視したい
  • 大量配信を遅延なく行いたい

ひとつずつ解説します。

メールの到達率を高めたい

メールの到達率とは、メールが相手のメールボックスに届いたことを示す割合です。

メルマガなどの一斉配信するメールは、一般的なメールよりもスパムメールと判定される確率が高い傾向があります。
相手のメールサーバーにスパムメールと判定されてしまうと、多くの場合では迷惑メールボックスにすら届きません。

配信したメールが届かなければメール配信による効果は見込めず、企業にとっても損失となるため、メールの到達率を高めることは非常に重要です。
また、学校など教育機関から発する情報や、営業時間に関する案内など、確実に届けたい内容をメール配信する際にも、到達率を高めることは欠かせません。

メールの到達率を高める目的の場合は、SPFレコードやDKIM署名の設定、IPアドレス分散などの対策を行っているメール配信システムを選ぶとよいでしょう。

多くのメール配信システムでは、到達率を高める対策を行っています。
しかし、なかには対策が不十分なシステムも存在するため、導入前にチェックすることがおすすめです。

デザイン性を重視したい

配信メールのデザイン性を重視したい場合は、HTMLメールの作成ができるメール配信システムを選びましょう。

HTML形式のメールは、ファッションや旅行といった視覚的な訴求が重要となるBtoC企業や、メール配信をブランディングに活用したい場合に向いています。

なお、HTMLメールは作成に専門的な知識が必要です。
そのため、HTMLメール作成を補助する機能や、HTMLメールのテンプレートが豊富にあるメール配信システムを選ぶと便利です。

大量配信を遅延なく行いたい

メールの大量配信を予定している場合は、配信を遅延なく行える配信システムを選ぶことが必要です。

メールの配信スピードは、メール配信システムごとに異なります。
配信完了に時間がかかることで、「届けたい時間までに配信が終わらない」「配信が翌日になってしまう」などのトラブルも考えられます。

一度に100万通を超えるような大量のメール配信を予定している方は、1時間あたりの配信可能数を確認したうえでメール配信システムを選ぶとよいでしょう。

何ができる?メール配信システムの機能

何ができる?メール配信システムの機能

実際にメール配信システムを活用すると、どのようなことができるのでしょうか。
一つひとつの具体的な機能については次の章で詳しくお伝えするため、まずはメール配信システムの機能で実現できる全体像を把握しましょう。

メール配信システムには、大きく分けると以下の3種類の機能が存在します。

  • 配信支援機能
  • メール作成支援機能
  • 効果検証機能

配信支援機能

メール配信システムでは、ユーザーごとにニーズに合わせた情報を届けられるよう、配信を支援する機能が充実しています。
ユーザーの属性情報や行動履歴を活用し、より効果的なメール配信が実現できます。

また、配信に使用するユーザー情報やメールアドレスは、システム上のサーバーで一元管理できることも特徴です。
個人情報である大量のメールアドレスの管理をメール配信システムに任せられるため、人為的ミスによる漏洩やセキュリティ面でのリスク軽減に役立ちます。

メール作成支援機能

メールマーケティングは長期的な運用が必要となるため、メールの作成にかかる業務負担は少なくありません。

メール配信システムには、メールをより簡単に効率よく作成するための機能が搭載されており、作成者の手間を軽減できます。

たとえば、作成したメールをテンプレート化したり、ユーザーの名前を本文内に自動で差し込んだりといった機能もそのひとつです。

HTMLメールの作成補助機能やユーザーの受信端末に合う表示に自動切り替えできる機能などを活用できるサービスもあります。

メール配信システムによって使える機能は異なるものの、活用することでメール作成がより便利になるでしょう。

効果検証機能

メール配信システムには、配信後のさまざまな効果を検証できる機能があるため、メールマーケティングの改善に役立てられます。
測定できる効果は、開封率やクリック率、コンバージョン率など、サービスによってさまざまです。

属性やタイミングごとに送り分けて開封率を比較したり、メールの内容によるクリック率を検証したりして改善し、より効果的なメール配信を実現できます。

メール配信システムの基本機能一覧

メール配信システムの機能は、導入するサービスによって大きく異なります。
そのため、自社にとって必要な機能を理解し、その機能が搭載されているメール配信システムを選ぶことが大切です。

ここからは、多くのメール配信システムに搭載されている基本機能を紹介します。

一斉メール配信機能

一斉メール配信機能は、メール配信システムのメインと言える機能です。
登録したメールアドレスのリストに対して、一斉にメールを配信します。

実は、一斉配信した大量のメールをユーザーに届けることは簡単ではありません。
大量のメールを狙った日時に確実に届けるには、メール配信システム側で多くの対策を行う必要があります。

たとえば、「IPアドレスを分散して配信する」「配信スピードを調節する」など、さまざまな対策を実施することで、配信したメールが高い到達率で届けられます。

ステップメール配信機能

ステップメール配信機能は、特定のアクションを取ったユーザーに対し、あらかじめ作成しておいた複数のメールを段階的に配信する機能です。

ステップメールでは、資料ダウンロードや商品購入といったユーザーのアクションを起点として自動的に配信を開始し、スケジュールに沿って複数のメールを届けます。

ストーリー性のあるメールを段階的に届けることで、ユーザーの興味や愛着を時間をかけて育成していきます。

セグメント配信機能

セグメント配信機能は、配信リストのユーザーを条件で絞り込み、対象のニーズに適した情報を配信することを指します。

たとえば、「半年以内に購入したクリック率が高いユーザーに限定して特定の割引クーポンを配布する」といったプロモーションが可能です。

メール配信システムのセグメント配信を活用することで、ユーザーニーズに合わせた最適な内容のメールを届けられます。

HTMLメール作成機能

HTMLメールは、フォントの色や大きさを変えたり、画像や動画を入れたりできるメールの形式で、作成には基本的に専門知識が必要です。

しかし、メール配信システムのなかには、ドラッグ&ドロップ操作で簡単にHTMLメールを作成できる機能やテンプレートが豊富に搭載されているサービスもあります。

専門知識がなくても簡単にHTMLメールを作成できるため、HTMLメールで配信したい場合はHTMLメールの作成補助機能があるメール配信システムの活用がおすすめです。

その他のよくある機能

メール配信システムには、紹介したもの以外にもさまざまな機能があります。
よく活用される機能について以下の表に記載するため、自社に必要な機能を考えるための参考にしてください。

テンプレート機能 作成したメールをテンプレートとして保存できます。次に配信する際に加工して活用できるため、一から作成する手間を省けます。
差し込み機能 ユーザーの名前をメール本文に自動で差し込む機能です。バースデーメールなど、メールで特別感を演出できます。
メールアドレス・リスト管理機能 ユーザー情報やメールアドレスを一元管理し、配信リストの追加・退会によるリスト削除などを自動でできます。
開封率・クリック率分析機能 開封率やクリック率といったメール配信の効果を分析します。配信するメールを改善し、効果を高めるための重要な機能です。
セキュリティ機能 メール配信システムはユーザーの個人情報を管理するため、重要な機能です。アクセス制限や暗号化などでセキュリティを確保しています。

メール配信システムの機能と選び方を理解しよう!

メール配信システムには、さまざまな機能が搭載されています。
導入するサービスによって使える機能が異なるため、自社の導入目的に合わせて必要な機能が活用できるメール配信システムを選ぶことが重要です。

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