メール配信システムは、メリットが多々あることからWEB上で行われている様々なビジネスで用いられているシステムです。
近年、プライベートシーンではメールよりもSNSやチャットツールを利用する人を見かける機会も増えていますが、ビジネスシーンにおいてはまだまだメールの存在感が大きいことから、メール配信システムもまた、大きな存在感となっています。
このページでは、そんなメール配信システムのメリットだけではなく、デメリットについてやメール配信システムの種類についても解説していきます。
メール配信システムとは？
メール配信システムとは、MTA（メール転送エージェント）とも呼ばれている、メールの配信をシステム化したものです。
一般的に、その場で作った文書を指定アドレスに送付する形でメールを利用している方が多いかと思いますが、メール配信システムでは、大量のメールの自動一斉送信が可能です。
「12:00に500件同時同心する」
上記のように、手動では少々難しい作業もメール配信システムであれば送信時間やリストを設定するだけで簡単に実行できます。
メール配信システムを使うメリットとは？
メール配信システムが広く用いられているのは、大きく下記に分類できるように、メリットが多々あるからこそです。
- メール配信前のメリット
- メール配信時のメリット
- メール配信後のメリット
上記について、それぞれ詳しく見てみるとしましょう。
メール配信前のメリット
メール配信システムを利用することで、読者リストを管理できます。
「何度も利用してくれている人」
「細菌購入してくれない人」
など、リスト化することで顧客管理はもちろんのこと、顧客に合わせた適切なメールの作成が行えるメリットがあります。
顧客が増えてくると管理するだけでも大変ですし、付き合い方・利用頻度が異なる顧客に同じメールを送信した場合、メールに食いつく顧客もいれば、まったく興味を示さない顧客も出てきてしまいます。
しかしリスト化することで、リストに沿ったメールを送信することで高い効果が期待できます。
メール配信時のメリット
メール配信システムを利用することで、複数のアドレスに一斉送信が可能です。
また、時間設定できる点もメリットです。
指定した時間にメールを送信できますので、メール配信担当者がPCの前にいない時間でも、問題なくメールが送信されます。
メール配信後のメリット
メール配信システムにてメールを送信すると開封されたのか、読まれただけなのかリンクをクリックしてくれたのかなど、受信者のリアクション、つまりメール配信「後」のことが分かる点もメリットです。
このように、メールを配信して終わるのではなく、受信者のリアクションという今後に活かせる貴重なデータを取得できます。
メール配信システムの種類
メール配信システムは下記の二種類に分類できます。
- オンプレミス型
- クラウド型
それぞれ特徴やメリット・デメリットについて解説していきましょう。
オンプレミス型
自社でシステムを構築するタイプを「オンプレミス型」と呼びます。
プログラムだけ作成するものから、ソフトを購入するタイプまで様々です。どのタイプにせよ自社サーバーにて運用することになりますので、自社にてサーバーを用意・構築しなければなりません。
オンプレミス型メリット
オンプレミス型にてメール配信システムを運用するメリットとして挙げられるのが下記の3点です。
- セキュリティ
- カスタマイズ性
- 自社システムとの連携
自社ネットワークにて運用することからセキュリティ性が高く、かつ問題点が出た場合には自社で即座に対応できます。
また、自社で運用しますので自社に最適なシステムの構築や、自社のほかのシステムとの運用も可能です。
他社サービスではなく、自社だからこそ、これらのメリットを教授できます。
オンプレミス型デメリット
自社だからこその自由度があるオンプレミス型は、自社にサーバーを用意しなければなりませんので初期コストが発生します。また、自社用のシステムを構築する時間・技術力も必要です。
カスタマイズできるスタッフがいない場合、外注することになりますのでコストがかかってしまいます。
そしてすべて自己責任です。何らかトラブルが発生した場合、すべて自社にて対応しなければなりません。自社で解決できるものであればよいのですが、解決できないレベルのトラブルやアクシデントが発生した場合もやはり外部に頼らざるを得ないのでコストが発生します。
クラウド型
インターネットを介し、ベンダーのメールサーバーを経由して利用するタイプなので、会社からだけではなく、インターネット環境があればどこからでもログイン・使用が可能なタイプです。
クラウド型のメール配信システムもメリット・デメリットそれぞれありますのでご紹介しましょう。
クラウド型メリット
インターネット環境さえあれば場所を選ばずに利用できるので、会社にいない人間でもメール配信システムを使用できます。
また、不要になればサービスを退会するだけです。
自社で構築するものはありませんので、「構築した分、費用が無駄になる」こともありません。
クラウド型デメリット
クラウド型メール配信システムのデメリットとして、プランによって費用が割高になってしまう点、サービスによってはセキュリティに不安がある点、さらにはサービス提供先の状況次第である点が挙げられます。
あくまでも「利用させてもらっている」立場になりますので、サービス提供者側が設定するルールの順守が大前提ですし、もしもサービスの提供が終了となった場合、メール配信システムの利用を継続することはできません。
その他のメール配信システムを導入するメリット
クラウド型にせよオンプレミス型にせよ、まだまだメール配信システムのメリットはあります。
特に大きなメリットとなるのが下記です。
- 高速で確実にメール配信ができる
- 配信方法を工夫できる
それぞれについて詳しく解説していきましょう。
高速で確実にメール配信ができる
メール配信システムは、登録したリストや設定に基づいてメールを送信するので確実性が高く、かつ人力で同じ数のメールを送信するよりも高速です。
このような確実性と高速性の両立も、メール配信システムのメリットです。
配信方法を工夫できる
メール配信システムを利用することで、定期購読型のメルマガからイベント毎に送るメール、ステップメール等、目的やメールの種類、顧客のリストに合わせたメールの送信が可能です。
このように、配信方法を工夫することで顧客の興味を刺激し、開封率や読了率を高めます。
メール配信システム利用時の注意点
メール配信システムは一度に大量のメール送信が可能な便利なツールではありますが、配信回数が多すぎると、相手のメールソフトから迷惑メールだと認識されてしまう可能性があります。
また、メール配信システムの設定方法が難しいと感じるかもしれません。
設定項目が多く、かつあまり慣れていない場合には面倒・億劫だと感じ、メール配信システムそのものに頓挫してしまうリスクが懸念されます。
メール配信システムのメリット・デメリットを正しく理解しよう！
メール配信システムにはメリットもあればデメリットもあります。
それぞれを正しく理解・把握し、自社にマッチしたメール配信システムの利用が求められます。
しかし、それも面倒だと感じるのであればメール業務全般をサポートしているオレンジメールにご相談ください。
