このように、会社の緊急連絡網の作成を考えてはいるものの、必要性や作成方法がわからず、困っている企業担当者の方もいるのではないでしょうか。

会社において、緊急時に社員と迅速に連絡を取れるよう備えておくことは非常に重要です。

そのためこの記事では、緊急連絡網の必要性から作り方、連絡手段の選定までを詳しく解説します。
連絡手段ごとに注意点も紹介しているため、緊急時にしっかりと機能する緊急連絡網を作るために、是非お役立てください。

会社の緊急連絡網とは？

会社の緊急連絡網とは、緊急事態の発生に備え、社員に迅速に連絡を取るための仕組みのことです。
全社員を網羅するように連絡する順番をあらかじめ定め、安否確認や緊急時のトラブル対応などを目的として活用します。

緊急連絡網は、学校などで集団生活をする際に利用した経験がある方もいるでしょう。
会社においても緊急連絡網を作成しておくことは非常に重要であり、緊急時の迅速な対処が実現できます。

事前に連絡手段や流れを設定しておくことで、緊急時にあわてることなくスムーズに対処できます。
社員の混乱を防いで安全を確保するためにも、会社の緊急連絡網を作成しておきましょう。

会社の緊急連絡網の作り方

会社の緊急連絡網は、全社員の連絡先を網羅した表を作るだけでは不十分であり、緊急時に連絡網の機能を果たせません。

会社の緊急連絡網を作る際は、以下のポイントを押さえて作成することが大切です。

• 発動条件はどうするか
• 取りまとめる係を決める
• 例外が発生した場合のルール作り
• 連絡手段を決める
• 連絡・集計のフローを決める
• 記載事項を決める
• 社員に周知する

ひとつずつ詳しく解説します。

発動条件はどうするか

会社の緊急連絡網を作る際は、明確に発動条件を定めておく必要があります。
連絡網は、使用すると全社員に連絡が届くため、個人の判断でやみくもに使用するような事態は避けなければなりません。

発動条件の決め方には、大きく分けて2つの方法があります。
ひとつは特定の人物が発動を判断する場合、もうひとつは公的な発表をもって発動する場合です。

一方で、公的な発表を発動条件に設定する場合は、政府や気象庁が発表する宣言や警報などを指標とします。
たとえば、特定地域における大雨や暴風特別警報、緊急地震速報の発表などが指標として設定しやすいでしょう。
指標が明確なため、緊急連絡網の使用に迷うことがなく、連絡が来る心構えができることで社員一人ひとりがスムーズに対応しやすい点が特徴です。

取りまとめる係を決める

会社の緊急連絡網を発動する際に、情報を取りまとめる係も必要です。

取りまとめる係は、周囲から信頼を得ており、責任を持って速やかに行動する人が適任です。

例外が発生した場合のルール作り

緊急連絡網は、災害時などの連絡が主な用途であり、通常とは異なる状況下で使用することが想定できます。
スムーズに連絡が取れないケースも考えられるため、事前に例外が発生した場合のルール作りをしておくことが大切です。

• 発動条件を満たしているにもかかわらず1時間たっても連絡が来ないときは、その時点で緊急連絡網を発動する
• 次の人から返答がない場合はさらに次の人に連絡を回し、取りまとめる係の人に報告する

など、緊急連絡網をスムーズに活用するために、さまざまなケースを想定し、例外時のルールを細かく決めておきましょう。

連絡手段を決める

どのような手段で連絡をとり、緊急連絡網を回すかも具体的に決めておきましょう。

連絡手段の種類や特徴については、記事後半で詳しく解説します。

連絡・集計のフローを決める

緊急連絡網の全体フローを決めておきます。
緊急連絡網の始点や回す順番、集計して報告を行う流れを明確にすることが大切です。
連絡網がスムーズに機能しない際に、だれに確認すべきか、どこに連絡すべきかを、社員が判断しやすくなります。

また、メールの一斉送信を用いる場合は、返信先を明確にしておき、一定時間がたっても返信がない場合は電話で連絡するフローを用いるとスムーズに集計できるでしょう。

記載事項を決める

会社の緊急連絡網に記載し、社員に開示する項目を決めてください。

記載する項目は、たとえば

• 氏名
• 部署名
• 電話番号
• 住所
• メールアドレス

などが挙げられます。

しかし、必要以上に多くの情報を記載することは避けた方がよいでしょう。
勤給連絡網に記載した社員の個人情報は会社が適切に管理しなければならず、情報漏洩や悪用といった最悪の事態を予防する必要があるからです。

緊急連絡網を回すために必要な情報のみに絞って作成し、公開することが、リスク軽減のためにもおすすめです。

社員に周知する

会社の緊急連絡網や活用に関する内容を全て決めたら、社員にそれらを周知することも非常に重要です。

いざというときに作成した緊急連絡網がしっかり機能するように、定期的に記載情報の確認や訓練を行うことも大切です。

会社の緊急連絡網の具体的な連絡手段

作成した会社の緊急連絡網を回すための連絡手段には、以下のような方法があります。

• メール
• 電話
• 安否確認専用のシステムやアプリ
• SNS
• ビジネスチャット

それぞれの特徴や違いについて、詳しく見ていきましょう。

メール

メールは、緊急連絡網を回す際に多くの会社で用いられている連絡手段です。

メールはやり取りした内容が文章として残るため、あわてている状況でも正確に情報を伝達しやすいことが特徴です。
一斉送信を用いると複数の人に対してメールを送れることから、短時間で大勢に情報を届けられ、送信の手間もかかりません。

デメリットとしては、通信に障害が出ている場合は送受信に時間がかかることや、ほかのメールに埋もれ気づかれないことなどが挙げられます。また、社員側の迷惑メール設定によってメールが届かないケースも考えられるでしょう。

電話

会社の緊急連絡網を伝える手段として、電話を検討している企業担当者の方も多いのではないでしょうか。

電話は双方向で情報を伝達でき、不明点があればその場ですぐに確認できます。
相手と即座に連絡をとりたい際に、電話は非常に便利な連絡手段です。

ただし、電話では会話の内容が記録として残りません。

複数人と同時に電話することは難しいため、時間や手間がかかることもデメリットのひとつです。

また、大災害などが起こった場合には、電話がつながりにくくなる可能性があることも考慮すべきでしょう。

安否確認専用のシステムやアプリ

緊急時の連絡手段として、安否確認専用のシステムやアプリも多く開発されています。

一方で、安否確認専用のシステムやアプリは導入費用や維持費用が必要であり、使用しないときにも継続的に費用負担がかかります。

また、メールや電話といった日常的に使う連絡手段とは異なり、安否確認専用のシステムやアプリはなかなか使用する機会がありません。

そのため、全社員が迷わず機能を活用できるよう定期的な訓練を行う、わかりやすい操作マニュアルを用意するなどといった、事前準備が大切です。

SNS

緊急連絡網の連絡手段として、SNSを活用する会社もあります。

SNSは、グループ内でのメッセージ一斉送信や情報共有に便利なツールです。
既読がわかるSNSを活用すれば、グループ全員に情報が届いたことも判別できます。

また、プライベートで利用しているSNSを、仕事で使うことに抵抗がある人も多くいます。
SNSを連絡手段として活用する場合はビジネスアカウントを取得し、社員がプライベートと分けて使えるように配慮することが必要です。

ビジネスチャット

緊急連絡網の連絡手段として、ビジネスチャットを利用する方法もあります。

ただし、災害などで通信状況に影響が出ると、情報が届くまでに時間がかかってしまいます。
グループのなかで届いていない人を判別できるように、既読を判断できるルール作りが必要でしょう。

会社の連絡網を作成して、重大なトラブルや災害に備えよう！

緊急時に、会社として迅速な対処を実現することは非常に重要です。

緊急連絡網を作成する際は、全社員が問題なく活用できる連絡手段を選定することも大切です。
緊急時にスムーズに活用できるよう、必要な準備や定期的な訓練を実施しましょう。

社員に向けた緊急連絡網の発信はもちろん、顧客に向けたメールマーケティングにも効果的に活用できるため、この機会にぜひ導入をご検討ください。